Payment Factory

Fonctionnalités de Payment Factory ^™

Notre logiciel Payment Factory™ centralise les paiements et les encaissements des grandes entreprises mais aussi des sociétés de toute taille, puis communique avec les partenaires bancaires (SWIFTNet, EBICS…) afin de rendre plus efficaces et plus traçables l’ensemble des flux financiers de l’entreprise.

Notre solution s’intègre dans le système d’information de votre société sans difficulté pour offrir une solution plug and play aux équipes de trésorerie du groupe grâce à un technologie basée sur le web, et qui ne nécessite qu’un navigateur pour fonctionner.
Notre solution de paiement Payment Factory donne un maximum de flexibilité, d’efficacité et de contrôle de l’information financière et du paiement tout en encadrant de façon sécurisée le processus de réception et d’envoi entre les antennes locales et les banques.

L’implémentation de la payment factory permet de centraliser les flux de transactions et les opérations de votre organisation et de vous connecter à la banque sans effort, tout en gardant la responsabilité des transactions dans les mains de l’utilisateur au niveau des entités locales et des filiales, voire de la centrale s’il s’agit d’une entreprise de petite taille.
En fonction de l’organisation de l’entreprise, un workflow peut être mis en place pour envoyer des demandes de validation sur plusieurs niveaux et paramétrables à la maison-mère, si nécessaire.

Tous les types d’opérations sont gérés et un soin particulier a été apporté dans notre logiciel de centralisation de paiement à l’implémentation des nouvelles données SEPA avec les virements SCT (SEPA Credit Type) et les virements SDD (SEPA Direct Debit), nativement intégrés au logiciel.

SEPA et réduction des coûts bancaires

La prise en compte de SEPA au niveau des directions financières combinée à l’utilisation de la payment factory a permis d’obtenir des services bancaires des réductions drastiques des tarifs et commissions de mouvement, tant au niveau local qu’international, tout en limitant les échanges avec les banques, entraînant un gain non négligeable de productivité et de visibilité.
Le Trésorier, dont le rôle a évolué au fil des ans, a ainsi pu mettre en place avec l’aide des entités locales un niveau de sophistication jamais atteint, aboutissement réalisé grâce aux challenges de refonte de l’organisation de trésorerie provoquée par l’instauration de SEPA et qui a incité fortement l’acquisition de notre logiciel Payment Factory. Celui a en effet permis une meilleure organisation des paiements et une meilleure implication dans leur réception au niveau des zones de traitement, chaque virement SEPA s’en trouvant facilité et accéléré, et la transaction devient aussi simple que dans le pays d’origine de l’émetteur du paiement.

Si les trésoreries centrales des multinationales ont centralisé les opérations, les paiements et les encaissements, les autorités locales ont souvent dû développer leurs propres processus de paiement et gérer leurs propres relations bancaires.
Par conséquent, ces entreprises ont dû faire face à une série impressionnante de connexions bancaires, de formats de fichiers, de protocoles de communication et de normes de sécurité. Pour contrer ce manque d’efficacité dans la connectivité bancaire et la perte de contrôle par le Trésorier, ces organisations sont aussi partis à la recherche de la centralisation et de l’automatisation des processus afin d’accroître l’efficacité et le contrôle du processus de paiement et d’encaissement, et finalement de réduire les coûts bancaires. Ce, tout en conservant la responsabilité de la gestion des comptes créditeurs et des comptes débiteurs et en regroupant dans un seul progiciel des processus connexes.

Payment Factory permet de mettre l’accent sur l’amélioration des contrôles internes et financiers. Notre plate-forme améliore les contrôles internes et les rapports avec la banque, les paiements et les réceptions.

Fonctionnalités principales

Parmi les fonctionnalités de notre usine de paiement Payment Factory, on compte :

• les opérations de paiement (fournisseurs, RH…) et d’encaissement (clients finaux, comptes courants et banques internes…)
• l’import des opérations (depuis un AR / AP ou ERP par exemple, automatiquement, par planification des tâches, ou manuellement)
• la saisie de la transaction
• les opérations SEPA
• la connectivité et communications bancaires avec le système et ses utilisateurs (messages, envoi, réceptions, alertes…)
• contrôle des validations
• regroupement des transactions par filtrage automatique, paramétré et/ou macro
• contrôles et validation à chaque étape par le système et par les utilisateurs désignés (droits, autorisations et workflows paramétrables et personnalisables à l’infini) pour réduire au minimum le taux d’erreur et le besoin d’une intervention manuelle ou le rejet par la banque.

Diverses méthodes sont disponibles pour assurer la sécurité du fichier :

• le contrôle de tout, en utilisant soit la validation standard ou configurable
• le hash
• le cryptage de la base de données
• la blockchain
• la vérification de la signature numérique

Les paiements additionnels et les transferts de fonds sont généralement saisis manuellement.

Déroulement des opérations

Une fois que les transactions ont été importées, elles sont routées et autorisées. Le routage est une des principales caractéristiques de paiement de Payment Factory. La plateforme de Payment Factory affecte automatiquement l’expéditeur et la banque bénéficiaire sur la base des règles définies en amont pour l’utilisateur. Il achemine automatiquement les transactions par le biais de la maison-mère vers les structures bancaires. Les POBOs (Payments On Behalf Of : « Paiements au nom de ») et les ROBOs (Receipts On Behalf Of : « Encaissements au nom de ») sont automatiquement traitées par le système sur la base des règles de routage qui prévoient la sélection du donneur d’ordre et de l’exécuteur bancaire ou détenteur du pouvoir sur les comptes, et de règles de pooling afin de gérer au mieux les dettes intra-groupe et les règles de netting afin d’équilibrer les banques internes et les comptes des différentes filiales. Les transactions acheminées sont affichées immédiatement dans le progiciel,

Vous pouvez automatiser plusieurs processus tout en surveillant l’activité courante, en veillant que la transaction passe bien par les points de contrôle requis, y compris l’autorisation.
Sur la base des paramètres pour chaque type d’opération, de nombreux critères peuvent être configurés, comme l’instrument, la méthode de paiement, la fourchette des montants, la source, le type de sécurité, le statut et les émetteurs et bénéficiaires autorisés, et bien sûr les valideurs et transmetteurs aux banques.

Communication bancaire

La connectivité au réseau bancaire traverse les étapes suivantes :

• envoi du paiement et des instructions de prélèvement
• envoi des avis de réception
• réception des accusés de réception
• réception des relevés bancaires

Pour toutes les communications entrantes et sortantes des systèmes bancaires, le mécanisme d’échange utilise un outil d’interface XML vous permettant de construire sur mesure l’outil afin qu’il corresponde à la réalité de votre organisation et pour interpréter et valider les fichiers entrants ou construire et valider les fichiers sortants.
En outre, le paramétrage de Payment Factory permet de définir les différents protocoles de communication utilisés, les signatures, les mécanismes de chiffrement et les méthodes d’agrégation. Le logiciel intègre nativement un ensemble conséquent de modèles pour tous les formats les plus courants. Il n’est donc plus utile de réaliser des interfaces XML complètes durant la recette ou lors de la mise en production.

Payment Factory Suite prend en charge la gestion de la trésorerie et des liquidités et intègre les normes internationales et nationales pour les interfaces. Par exemple, parmi les formats pris en charge, on compte SWIFTNet FIN, FileAct, EDIFACT, BAI, les normes ISO 20022 XML et les formats SEPA pré-configurés.

Payment Factory assure la connectivité en temps réel avec les banques. SWIFTNet est un rouage important de cette connectivité pour les banques et notre Payment Factory son pendant pour le transfert de fichiers de SWIFT, MQSA / MQHA, CASmf et les protocoles de l’API (RAHA).

Paramétrage complet

Au sein d’un référentiel unique et partagé, les paramètres disponibles, configurations et personnalisations possibles sont nombreux. Ils sont intégrés dans la base de données par import depuis une application amont ou peuvent être saisis manuellement. Toutes les données peuvent également être exportées directement grâce à une vue dédiée.

On trouve notamment les paramètres suivants :

• banques et comptes
• entités (émetteurs et bénéficiaires)
• possibilité de créer des bénéficiaires exceptionnels
• protocoles de communication bancaires
• interfaces et tables de correspondance des fichiers et formats
• opérations et workflows
• utilisateurs, droits, autorisations, groupes et profils
• administrateurs et valideurs
• signataires
• etc.

Présence internationale

Payment Factory est disponible sur tous les continents et s’adaptent à la culture de trésorerie et aux coutumes bancaires des pays résidents :

France, Allemagne, Belgique, USA, Maroc, Tunisie, Algérie, Luxembourg, Italie, Pays-Bas, Mexique, Argentine, Chili, Brésil, Nigeria, Afrique du Sud, Russie, Australie, Grande-Bretagne, Espagne, Finlande, Norvège, Canada, etc.