Instruments de gestion : la payment factory

Le terme payment factory est largement utilisé et souvent interprété de différentes manières.
D’une manière générale, la payment factory se réfère à une organisation établissant un moyeu centralisé permettant d’obtenir un degré de contrôle central et la gestion sur le traitement des flux de paiement décentralisé.

La structure réelle d’une Payment Factory peut se manifester de différentes manières avec des facteurs internes, tels que la configuration des processus, la technologie et le personnel, et les facteurs externes, tels que les contreparties bancaires, de connectivité et compte structures, conduisant à des modèles différents.

Une autre acception décrit une Payment Factory comme une construction résultant d’une pleine centralisation des dettes et des dépenses liées au personnel dans un seul emplacement -comme au sein d’un Centre de services partagés. D’autres organisations, selon leur taille ou leur secteur d’activité peuvent l’envisager, l’interpréter et l’organiser différemment.
Les payment factories peuvent être une plaque tournante centralisatrice, seules responsables de l’exécution des paiements avec les partenaires bancaires, et implémentées aisément grâce à la présence de comptes décentralisés. Par conséquent, nous devons comprendre les facteurs qui influencent ce processus.

La centralisation dans l’entreprise

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises continuent de gérer leurs comptes de traitement des paiements bancaires au niveau de l’unité d’affaires ou au niveau des filiales.
Bien que ces méthodes peuvent offrir un degré de flexibilité, elles se traduisent souvent par une mauvaise visibilité et de hauts coûts de maintenance. Plusieurs systèmes et  processus bancaires ont tendance à introduire des coûts plus élevés, le manque de visibilité sur les flux de trésorerie, les processus d’approbation complexes, les risques opérationnels, les défis de reporting et un manque général de normalisation.

La gestion de trésorerie et le système de paiement des structures de transformation seront influencés par divers facteurs, notamment la nature de l’entreprise, le modèle commercial, emplacement des acheteurs et les fournisseurs, les banques les relations et le degré de centralisation des processus.
La configuration des paiements sera influencée par les relations avec les fournisseurs, les monnaies de fonctionnement, la connectivité bancaire et services, et les ERP. Ainsi, le point de départ lorsque les structures de paiement procèdent à des évaluations sera probablement différent pour la plupart des entreprises et aussi les avantages de la centralisation.

Image de la centralisation dans l'entreprise

Alors que la pression pour réduire les coûts a généralement conduit les entreprises à évaluer leurs processus, le développement du  SEPA a incité  les organisations à s’organiser et à se tourner vers un logiciel de centralisation de paiements de type payment factory. Dans les États membres de l’Euro, le parlement européen a ainsi adopté une loi  pour contraindre les entreprises à se conformer aux normes SEPA pour le milieu de l’année 2014. Cela a conduit de nombreuses sociétés à évaluer leurs flux de paiement afin de comprendre l’impact du SEPA sur leur organisation et tirer des conclusions sur les actions nécessaires à mener. Dans le cadre de cet effort vers la norme SEPA, l’efficacité et une réduction des comptes Euro, beaucoup considèrent la possibilité de réaliser des paiement plus larges.

Valeur ajoutée d’une payment factory

Une approche centralisée pour les activités de paiement peut aider une entreprise à obtenir des avantages dans un nombre de zones dépendantes de leurs activités actuelles et à aménager sa stratégie de gestion de trésorerie.
Parmi ces atouts, on peut inclure :

  • Gain de cohérence dans le processus de paiement permettant l’automatisation, les taux  plus élevés, ceci entraînant une réduction de l’activité manuelle, donc une réduction des coûts récurrents
  • Possibilité de réduire le nombre de relations bancaires et de rationaliser les structures de compte
  • Traitement des paiements grâce à l’utilisation de la norme SEPA pour les transferts de fonds
  • Harmonisation des connectivités et formats de fichiers bancaires utilisant SWIFT et ISO 20022 XML
  • Visibilité sur le paiement interne et le contrôle de l’entente de financement conduisant à l’optimisation de la liquidité
  • Réduction de la fraude grâce à la gestion des processus, la visibilité et la mise en œuvre des politiques de contrôle
  • Coûts de transaction plus faibles avec une meilleure gestion des opérations bancaires
  • Optimisation des opérations de change permettant la consolidation des flux de paiement
  • Meilleure utilisation des fonds disponibles en tant que processus de financement et conditions d’intérêt plus optimisées

Différents points de départ de la payment factory

La structure des payments factory d’une organisation ou d’un groupe varie en fonction de la typologie de ses paiements et de sa future stratégie de gestion de trésorerie.

Les organisations qui ont déjà atteint un haut degré de centralisation des paiements se concentreront davantage sur la réalisation de nouveaux gains d’efficacité des processus grâce à l’automatisation des processus (STP – Straight Through Processing) et l’amélioration linéaire des taux, l’amélioration de l’efficacité du financement et l’automatisation des processus.
In-House Banks, Netting et paiement-On-behalf-of (Pobo) sont par ailleurs souvent utilisés pour faciliter les activités inter-sociétés et gérer des positions de trésorerie.

Pré-requis

Avant de s’engager dans la voie de la centralisation via une payment factory, les entreprises doivent aborder certaines questions importantes :

  • Comment les paiements sont-ils traités aujourd’hui ?
  • Combien de banques fournissent des services de paiement ?
  • Comment la communication se déroule-t-elle lieu avec ces fournisseurs ?
  • Quelles sont les monnaies de base pour l’entreprise/le groupe ?
  • Y a-t-il une visibilité et un contrôle sur les activités de paiement ?
  • Quelle est l’efficacité du processus de financement ?
  • Quid du le fonds de roulement ?

La tendance continue à la rationalisation bancaire

Une payment factory peut se matérialiser sous plusieurs formes, mais le sous-jacent met l’accent sur une plus grande visibilité, le contrôle et l’efficacité. Avoir une compréhension claire de son activité tout en travaillant avec les bons partenaires peut aider une entreprise à débloquer ces avantages.

 

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